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事前登録型本人通知制度について

更新日:
2017年6月28日
ID:
39066

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平成28年9月より事前登録型本人通知制度の受付を開始します。

本人通知制度とは、事前に登録した方の住民票や戸籍謄抄本が代理人や第三者に取得された場合に、証明書を交付した事実を本人に通知するものです。
この制度は、証明交付事業の適正な運用を図るとともに、不正請求を防止し、不正取得による個人の権利侵害を抑止する事を目的としています。
なお、第三者からの住民票の写し等の請求があった場合に、交付を拒否したり、交付の可否を確認する制度ではありません。

この制度を利用する場合は、事前に登録をしていただく必要があります。
なお、通知の開始は平成28年10月からとなります。
登録は西宮市役所市民第2課及び各支所、各サービスセンター、アクタ西宮ステーションの窓口、もしくは郵送にて行っております。

事前登録について

1.登録できる方
(ア)西宮市に住民登録をされている(されていた)方
(イ)西宮市の戸籍及び戸籍の附票に記載されている(されていた)方
 ※死亡している方や失踪宣告を受けている方は登録対象外です。


2.登録に必要なもの
【窓口の場合】
(ア)西宮市本人通知制度事前登録申出書
(イ)窓口へ来られる方の印鑑
(ウ)窓口へ来られる方の本人確認書類 (運転免許証、パスポート、マイナンバーカード(個人番号カード)など官公署発行の顔写真付の身分証明書の場合は1点、健康保険証や年金手帳などの場合は2点必要です。)
(代理人が申出する場合は、代理人の本人確認書類のみで結構です。)
(エ)現在の住所が西宮市にない場合は、3ヶ月以内に発行された本人の住民票の写し
(オ)任意代理人の方が申出する場合、(ア)~(エ)の他に、委任状
 ※同じ世帯であっても、委任状が必要です。(たとえば、夫が妻の申出を代理で行う場合、妻からの委任状が必要です。)
(カ)法定代理人の方が申出する場合、(ア)~(エ)の他に、法定代理人であることが分かる書類
(未成年の場合は戸籍謄本、成年被後見人の場合は登記事項証明書など)
 ※ただし、西宮市に現在の本籍があり、市で法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。
 ※15歳未満の方及び成年被後見人の場合は、法定代理人だけが登録手続を行うことができます。

【郵送の場合】
(ア)西宮市本人通知制度事前登録申出書(押印欄に押印してください。)
(イ)申出される方の本人確認書類の写し(運転免許証、パスポート、マイナンバーカード(個人番号カード)など官公署発行の顔写真付の身分証明書の場合は1点、健康保険証や年金手帳などの場合は2点必要です。)
(代理人が申出する場合は、代理人の本人確認書類の写しのみで結構です。)
(ウ)現在の住所が西宮市にない場合は、3ヶ月以内に発行された本人の住民票の写し
(エ)任意代理人の方が申出する場合、(ア)~(ウ)の他に、委任状
 ※同じ世帯であっても、委任状が必要です。(たとえば、夫が妻の申出を代理で行う場合、妻からの委任状が必要です。)
(オ)法定代理人の方が申出する場合、(ア)~(ウ)の他に、法定代理人であることが分かる書類
(未成年の場合は戸籍謄本、成年被後見人の場合は登記事項証明書など)
 ※ただし、西宮市に現在の本籍があり、市で法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。
 ※15歳未満の方及び成年被後見人の場合は、法定代理人だけが登録手続を行うことができます。

(郵送先)
〒662-8567 兵庫県西宮市六湛寺町10番3号 西宮市役所市民第2課


3.登録できる窓口
受付場所:西宮市役所本庁舎(1階市民第2課2番窓口)、各支所、サービスセンター及びアクタ西宮ステーション
※分室での受付は行っておりません。
受付時間:平日(月~金)午前9時~午後5時30分
(アクタ西宮ステーションのみ、平日午前9時~午後7時30分及び、土日祝日の午前9時~午後7時。)


4.登録期間
登録期間は無期限です。
登録が完了しましたら、文書でお知らせします。
ただし、廃止届が出された場合や死亡した場合、失踪宣告を受けた場合、通知書の送付先が不明となった場合、登録者の居住地が判明せず、住民票が職権消除された場合、登録された証明書が保存年限経過のため交付されなくなった場合は、自動的に登録が抹消されます。

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本人通知書について

事前登録者の方の住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を本人等の代理人や第三者に交付した場合に、その交付した事実をお知らせします。


1.通知対象となる証明書の種類
・住民票の写し、除かれた住民票の写し
・住民票記載事項証明書、除かれた住民票記載事項証明書
・戸籍謄抄本、除籍謄抄本(改製原戸籍を含む)
・戸籍の附票の写し、消除された戸籍の附票の写し
これらの証明書が交付されたときに、登録者に通知書をお送りします。


2.通知対象となる請求
・本人等の代理人からの請求
…本人等からの委任状を持参した代理人による請求です。
本人等とは、住民票などについては「本人及び本人と同一世帯に属する者」をいい、戸籍謄抄本・附票については「戸籍・附票に記載されている者又はその配偶者・直系尊属・直系卑属」をいいます。

・第三者からの請求
…相続や債権回収のために証明書を必要とする者や、弁護士・司法書士等による請求です。
第三者とは、「自己の権利を行使する又は自己の義務を履行するために証明書を必要とする者」及び、「職務上の請求を行うことを認められている弁護士等の八士業」をいいます。

これらの請求があり、証明書を交付したときに、登録者に通知書をお送りします。
本人等による請求や官公署による公用請求については、通知書は送付されません。


3.通知書の内容
通知書では以下の内容をお知らせします。
・交付年月日
・交付した証明書の種別
・交付部数
・交付請求者の種別(本人等の代理人、第三者)
※請求者の氏名や住所等をお知らせするものではありません。

変更や廃止の届出について

登録後に転出や転居等により住所が変わった場合や、婚姻等により氏名が変わった場合は、必ず変更届を提出してください。
変更のお届けがない場合、通知書が届かない可能性があり、通知書の送付先が不明となった場合、登録が抹消されますので、必ず変更届出をお願いします。
※婚姻や分籍等で登録者について新戸籍が編製された場合、変更のお届けがない限り、新戸籍は交付通知の対象となりませんので、ご注意ください。


1.変更や廃止の届出に必要なもの
【窓口の場合】
(ア)西宮市本人通知制度登録(変更・廃止)届出書
(イ)窓口へ来られる方の印鑑
(ウ)窓口へ来られる方の本人確認書類
(運転免許証、パスポート、マイナンバーカード(個人番号カード)など官公署発行の顔写真付の身分証明書の場合は1点、健康保険証や年金手帳などの場合は2点必要です。)
(代理人が届出する場合は、代理人の本人確認書類のみで結構です。)
(エ)現在の住所が西宮市にない場合は、3ヶ月以内に発行された本人の住民票の写し
(オ)任意代理人の方が届出する場合、(ア)~(エ)の他に、委任状
 ※同じ世帯であっても、委任状が必要です。(たとえば、夫が妻の申出を代理で行う場合、妻からの委任状が必要です。)
(カ)法定代理人の方が届出する場合、(ア)~(エ)の他に、法定代理人であることが分かる書類
(未成年の場合は戸籍謄本、成年被後見人の場合は登記事項証明書など)
 ※ただし、西宮市に現在の本籍があり、市で法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。
 ※15歳未満の方及び成年被後見人の場合は、法定代理人だけが登録手続を行うことができます。
当市で変更内容の確認ができない場合、上記(ア)~(カ)の書類以外に、変更内容を証する書類を求める場合があります。

【郵送の場合】
(ア)西宮市本人通知制度登録(変更・廃止)届出書(押印欄に押印してください。)
(イ)登録されている方の本人確認書類の写し
(運転免許証、パスポート、マイナンバーカード(個人番号カード)など官公署発行の顔写真付の身分証明書の場合は1点、健康保険証や年金手帳などの場合は2点必要です。)
(代理人が届出する場合は、代理人の本人確認書類の写しのみで結構です。)
(ウ)現在の住所が西宮市にない場合は、3ヶ月以内に発行された本人の住民票の写し
(エ)任意代理人の方が届出する場合、(ア)~(ウ)の他に、委任状
 ※同じ世帯であっても、委任状が必要です。(たとえば、夫が妻の申出を代理で行う場合、妻からの委任状が必要です。)
(オ)法定代理人の方が届出する場合、(ア)~(ウ)の他に、法定代理人であることが分かる書類
(未成年の場合は戸籍謄本、成年被後見人の場合は登記事項証明書など)
 ※ただし、西宮市に現在の本籍があり、市で法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。
 ※15歳未満の方及び成年被後見人の場合は、法定代理人だけが登録手続を行うことができます。
当市で変更内容の確認ができない場合、上記(ア)~(オ)の書類以外に、変更内容を証する書類を求める場合があります。

(郵送先)
〒662-8567 兵庫県西宮市六湛寺町10番3号 西宮市役所市民第2課

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開示請求について

住民票の写しや戸籍謄抄本の交付申請書の記載内容をお知りになりたい場合は、西宮市個人情報保護条例に基づき開示請求ができます。
ただし、第三者の個人氏名等については、同条例に基づき不開示となる場合があります。

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